Am Anfang einer jeden Prozessautomatisierung steht die Prozessdokumentation. Der Prozessverantwortliche mag genau wissen, wie der zu automatisierende Prozess im Detail aussieht und auf was alles zu achten ist. Aber sofern er oder sie diesen Prozess nicht ausreichend dokumentiert hat, wird das Automatisieren sehr aufwändig. Abhilfe schafft da ein sogenanntes „Process Definition Document" oder auch kurz PDD genannt. Die meisten intelligenten Automatisierungslösungen bieten jedoch keine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, solche PDD zu erstellen. So muss viel Zeit dafür verwendet werden, Screenshots, Videos und andere Dokumentationen aufzuspüren, um den Prozess abzubilden. Die Zeit, die von dem Beginn der Prozessdefinition bis zur Freigabe des Dokuments benötigt wird, kann von Tagen bis zu Wochen variieren, je nach Verfügbarkeit des Prozessverantwortlichen. Kunden bestätigen uns, dass der Anteil der Prozessevaluierung am gesamten Automationsaufwand zwischen 30% und 50% beträgt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Prozesse bei der ersten Automatisierung selten ausreichend gut definiert und optimiert sind, weil häufig kleiner Prozessschritte ausgelassen oder nur unzureichend dokumentiert werden. Das führt oftmals zu einer ungenauen Prozessbeschreibung, was bei der Erstellung der Automatisierung ernsthafte Probleme verursachen kann.
Um einfach, schnell und mit wenig manuellem Aufwand eine Prozessbeschreibung zu erstellen, bietet sich Blue Prism Capture an. Dabei handelt es sich um ein kostenfreies On-Premise Tool, das durch die Kombination aus Aufgabenextraktion und Computer Vision den jeweiligen Prozess dokumentiert. Dazu werden während der Demonstration des Ist-Prozesses automatisch Screenshots, Schrittbeschreibungen, Prozessdaten und Prozessabläufe gesammelt und graphisch dargestellt.
Nach dem ersten detaillierten Erfassen des Prozessablaufs, kann das Ergebnis graphisch verifiziert und optimiert werden. So ist das Hinzufügen weitere Notizen und Definitionen genauso möglich, wie die Neuordnung bestehender bzw. das Hinzufügen neuer Prozessschritte oder Entscheidungsbäume. In der aktuellen Version kann das Ergebnis als PDD im Wordformat exportiert werden. Eine zusätzliche Ausgabe des graphischen Prozessablaufs als PDF oder als Visio Graphik ist ebenfalls möglich. In der nächsten Version, die bereits in den Startlöchern steht, wird es auch die Möglichkeit geben, aus der Prozessbeschreibung ein xml-basiertes Blue Prism Prozessgerüst zu erstellen. Wie gut das funktioniert und wieviel manuelle Arbeit noch erforderlich ist, sagen wir Ihnen und Euch bald hier in der Community. Wer sich nun fragt, woher man das Produkt bekommt, kann sich Capture nach vorheriger Anmeldung einfach über das Portal
https://portal.blueprism.com/capture herunterladen. Dort findet man auch Produktdokumentationen sowie weitere Tipps. Wie immer freuen wir uns über Ihr und Euer Feedback und Erfahrungen mit Capture.
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Michael Hagen
Presales
Blue Prism
München
+491721985066
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